Auftragsverarbeitung i. S. d. Art. 28 Abs. 3 Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO)

Zwischen be+ (Auftragnehmer) und Kunden der be+ Plattform (Auftraggeber)
Anlage zu den AGB

Präambel Diese Anlage konkretisiert die Verpflichtungen der Vertragsparteien zum Datenschutz, die sich aus dem Bestellschein/ Online- Auftrag (nachstehend „Vertrag“) in Verbindung mit den AGB in ihren Einzelheiten beschriebenen Auftragsverarbeitung ergeben. Sie findet Anwendung auf alle Tätigkeiten, die mit dem Vertrag in Zusammenhang stehen und bei denen Beschäftigte des Auftragnehmers oder durch den Auftragnehmer Beauftragte personenbezogene Daten (»Daten«) des Auftraggebers verarbeiten.

Gegenstand, Dauer und Spezifizierung der Auftragsverarbeitung

Aus den AGBs ergeben sich Gegenstand und Dauer des Auftrags sowie Art und Zweck der Verarbeitung. Im Einzelnen sind insbesondere die folgenden Daten Bestandteil der Datenverarbeitung.

Art der Daten Art und Zweck der Datenverarbeitung
Name, Vorname, berufliche E-Mail-Adresse Anlegen der Benutzeraccounts
Information, ob Mitarbeiter HR-Rechte hat oder nicht Steuerung der Zugriffsrechte
  • Geburtsdatum
  • Art der Krankenversicherung
  • Kinder
  • Anzahl der Kinderfreibeträge
  • Kirchensteuerpflicht
  • Bundesland Wohnsitz
  • Akademische Jahre
  • Beschäftigungsart
  • Durchschnittliches monatliches Bruttogehalt
  • Weitere monatliche Einkommen (z.B. Einkünfte aus Nebenjob, Mieten, Gewerbe und Kapital)
  • Steuerklasse
  • Wunschrentenalter
  • Falls hinzugefügt: Mögliche Werte und/oder monatliche Beiträge, Auszahlungstermin, garantierte Rente oder prognostizierte Rente pro Monat zu
    • Aktienfonds
    • Renten- oder Immobilienfonds
    • Sonstige Wertpapiere oder Spareinlagen
    • Private Rentenversicherung
    • Riester-Rente
    • Basisrente
    • Stillgelegte bAV
    • Lebensversicherung
    • Mieteinkünfte zu Rentenbeginn
Berechnung der Rentensituation im Alter
Gehaltsabrechnungen als PDF Dateien Gehaltsabrechnungen als PDF Dateien
Corona-Teststatus Im Rahmen von Datenverarbeitung zur Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses und zur Wahrung der Fürsorgepflicht von Arbeitgebern (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO) sowie teilweise Erfüllung von
  • 2. SARS-CoV-2-Arbeitsschutzverordnung
  • § 10e der Hamburgischen SARS-CoV-2-EindämmungsVO
  • Anwesenheitsdokumentation nach § 5 Abs. 1 der 2. InfSchMV

Die Laufzeit dieser Anlage richtet sich nach der Laufzeit des Vertrages, sofern sich aus den Bestimmungen dieser Anlage nicht darüber hinausgehende Verpflichtungen ergeben.

Anwendungsbereich und Verantwortlichkeit

  1. Der Auftragnehmer verarbeitet personenbezogene Daten im Auftrag des Auftraggebers. Dies umfasst Tätigkeiten, die in den AGB und in der Leistungsbeschreibung konkretisiert sind. Der Auftraggeber ist im Rahmen dieses Vertrages für die Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen der Datenschutzgesetze, insbesondere für die Rechtmäßigkeit der Datenweitergabe an den Auftragnehmer sowie für die Rechtmäßigkeit der Datenverarbeitung allein verantwortlich (»Verantwortlicher« im Sinne des Art. 4 Nr. 7 DS-GVO).
  2. Die Weisungen werden anfänglich durch die AGB festgelegt und können vom Auftraggeber danach in schriftlicher Form oder in einem elektronischen Format (Textform) an die vom Auftragnehmer bezeichnete Stelle durch einzelne Weisungen geändert, ergänzt oder ersetzt werden (Einzelweisung). Weisungen, die im Vertrag nicht vorgesehen sind, werden als Antrag auf Leistungsänderung behandelt. Mündliche Weisungen sind unverzüglich schriftlich oder in Textform zu bestätigen.

Pflichten des Auftragnehmers

  1. Der Auftragnehmer darf Daten von betroffenen Personen nur im Rahmen des Auftrages und der Weisungen des Auftraggebers verarbeiten außer es liegt ein Ausnahmefall im Sinne des Artikel 28 Abs. 3 a) DS-GVO vor. Der Auftragnehmer informiert den Auftraggeber unverzüglich, wenn er der Auffassung ist, dass eine Weisung gegen anwendbare Gesetze verstößt. Der Auftragnehmer darf die Umsetzung der Weisung so lange aussetzen, bis sie vom Auftraggeber bestätigt oder abgeändert wurde.
  2. Der Auftragnehmer wird in seinem Verantwortungsbereich die innerbetriebliche Organisation so gestalten, dass sie den besonderen Anforderungen des Datenschutzes gerecht wird. Er wird technische und organisatorische Maßnahmen zum angemessenen Schutz der Daten des Auftraggebers treffen, die den Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung (Art. 32 DS-GVO) genügen. Der Auftragnehmer hat technische und organisatorische Maßnahmen zu treffen, die die Vertraulichkeit, Integrität, Verfügbarkeit und Belastbarkeit der Systeme und Dienste im Zusammenhang mit der Verarbeitung auf Dauer sicherstellen. Dem Auftraggeber sind diese technischen und organisatorischen Maßnahmen bekannt und er trägt die Verantwortung dafür, dass diese für die Risiken der zu verarbeitenden Daten ein angemessenes Schutzniveau bieten.Eine Änderung der getroffenen Sicherheitsmaßnahmen bleibt dem Auftragnehmer vorbehalten, wobei jedoch sichergestellt sein muss, dass das vertraglich vereinbarte Schutzniveau nicht unterschritten wird.
  3. Der Auftragnehmer unterstützt soweit vereinbart den Auftraggeber im Rahmen seiner Möglichkeiten bei der Erfüllung der Anfragen und Ansprüche betroffenen Personen gem. Kapitel III der DS-GVO sowie bei der Einhaltung der in Art. 33 bis 36 DS-GVO genannten Pflichten.
  4. Der Auftragnehmer gewährleistet, dass es den mit der Verarbeitung der Daten des Auftraggebers befassten Mitarbeiter und andere für den Auftragnehmer tätigen Personen untersagt ist, die Daten außerhalb der Weisung zu verarbeiten. Ferner gewährleistet der Auftragnehmer, dass sich die zur Verarbeitung der personenbezogenen Daten befugten Personen zur Vertraulichkeit verpflichtet haben oder einer angemessenen gesetzlichen Verschwiegenheitspflicht unterliegen. Die Vertraulichkeits-/ Verschwiegenheitspflicht besteht auch nach Beendigung des Auftrages fort.
  5. Der Auftragnehmer unterrichtet den Auftraggeber unverzüglich, wenn ihm Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten des Auftraggebers bekannt werden.Der Auftragnehmer trifft die erforderlichen Maßnahmen zur Sicherung der Daten und zur Minderung möglicher nachteiliger Folgen der betroffenen Personen und spricht sich hierzu unverzüglich mit dem Auftraggeber ab.
  6. Der Auftragnehmer nennt dem Auftraggeber den Ansprechpartner für im Rahmen des Vertrages anfallende Datenschutz-Fragen.
  7. Der Auftragnehmer gewährleistet, seinen Pflichten nach Art. 32 Abs. 1 lit. d) DS-GVO nachzukommen, ein Verfahren zur regelmäßigen Überprüfung der Wirksamkeit der technischen und organisatorischen Maßnahmen zur Gewährleistung der Sicherheit der Verarbeitung einzusetzen.
  8. Der Auftragnehmer berichtigt oder löscht die vertragsgegenständlichen Daten, wenn der Auftraggeber dies anweist und dies vom Weisungsrahmen umfasst ist. Ist eine datenschutzkonforme Löschung oder eine entsprechende Einschränkung der Datenverarbeitung nicht möglich, übernimmt der Auftragnehmer die datenschutzkonforme Vernichtung von Datenträgern und sonstigen Materialien aufgrund einer Einzelbeauftragung durch den Auftraggeber, so fern nicht im Vertrag bereits vereinbart.In besonderen, vom Auftraggeber zu bestimmenden Fällen, erfolgt eine Aufbewahrung bzw. Übergabe per Download. Vergütung und Schutzmaßnahmen hierzu sind gesondert zu vereinbaren, sofern nicht im Vertrag bereits vereinbart.
  9. Im Falle einer Inanspruchnahme des Auftraggebers durch eine betroffene Person hinsichtlich etwaiger Ansprüche nach Art. 82 DS-GVO, verpflichtet sich der Auftragnehmer den Auftraggeber bei der Abwehr des Anspruches im Rahmen seiner Möglichkeiten zu unterstützen.

Pflichten des Auftraggebers

  1. Der Auftraggeber hat den Auftragnehmer unverzüglich und vollständig zu informieren, wenn er in den Auftragsergebnissen Fehler oder Unregelmäßigkeiten bzgl. datenschutzrechtlicher Bestimmungen feststellt.
  2. Im Falle einer Inanspruchnahme des Auftraggebers durch eine betroffene Person hinsichtlich etwaiger Ansprüche nach Art. 82 DS-GVO, gilt §3 Abs. 10 entsprechend. (Anmerkung: Im Vertrag können die Parteien hierzu eine Vergütungsregelung treffen).
  3. Der Auftraggeber nennt dem Auftragnehmer den Ansprechpartner für im Rahmen des Vertrages anfallende Datenschutz-Fragen.

Anfragen betroffener Personen

Wendet sich eine betroffene Person mit Forderungen zur Berichtigung Löschung oder Auskunft an den Auftragnehmer, wird der Auftragnehmer die betroffene Person an den Auftraggeber verweisen, sofern eine Zuordnung an den Auftraggeber nach Angaben der betroffenen Person möglich ist. Der Auftragnehmer leitet den Antrag der betroffenen Person unverzüglich an den Auftraggeber weiter. Der Auftragnehmer unterstützt den Auftraggeber im Rahmen seiner Möglichkeiten auf Weisung so weit vereinbart. Der Auftragnehmer haftet nicht, wenn das Ersuchen der betroffenen Person vom Auftraggeber nicht, nicht richtig oder nicht fristgerecht beantwortet wird.

Nachweismöglichkeiten

  1. Der Auftragnehmer weist dem Auftraggeber die Einhaltung der in diesem Vertrag niedergelegten Pflichten mit geeigneten Mitteln nach.
  2. Der Auftraggeber stimmt der Benennung eines unabhängigen externen Prüfers durch den Auftragnehmer zu, sofern der Auftragnehmer eine Kopie des Auditberichts zur Verfügung stellt.Für die Unterstützung bei der Durchführung einer Inspektion darf der Auftragnehmer eine Vergütung verlangen, wenn dies im Vertrag vereinbart ist. Der Aufwand einer Inspektion ist für den Auftragnehmer grundsätzlich auf einen Tag pro Kalenderjahr begrenzt.
  3. Sollte eine Datenschutzaufsichtsbehörde oder eine sonstige hoheitliche Aufsichtsbehörde des Auftraggebers eine Inspektion vornehmen, gilt grundsätzlich Vorstehendesentsprechend. Eine Unterzeichnung einer Verschwiegenheitsverpflichtung ist nicht erforderlich, wenn diese Aufsichtsbehörde einer berufsrechtlichen oder gesetzlichen Verschwiegenheit unterliegt, bei der ein Verstoß nach dem Strafgesetzbuch strafbewehrt ist.

Subunternehmer (weitere Auftragsverarbeiter)

  1. Der Einsatz von Subunternehmern als weiteren Auftragsverarbeiter ist nur zulässig, wenn der Auftraggeber vorher zugestimmt hat. Dies ist mit Akzeptieren dieses Dokuments sowie der AGB geschehen.
  2. Ein zustimmungspflichtiges Subunternehmerverhältnis liegt vor, wenn der Auftragnehmer weitere Auftragnehmer mit der ganzen oder einer Teilleistung der im Vertrag vereinbarten Leistung beauftragt. Der Auftragnehmer wird mit diesen Dritten im erforderlichen Umfang Vereinbarungen treffen, um angemessene Datenschutz- und Informationssicherheitsmaßnahmen zu gewährleisten.Vor der Hinzuziehung weiterer oder der Ersetzung aufgeführter Subunternehmer holt der Auftragnehmer die Zustimmung des Auftraggebers ein, wobei diese nicht ohne wichtigen datenschutzrechtlichen Grund verweigert werden darf.Die vertraglich vereinbarten Leistungen bzw. die nachfolgend beschriebenen Teilleistungen werden unter Einschaltung folgender Subunternehmer durchgeführt:
    1. Beauftragt mit Entwicklungsleistungen
      adorsys GmbH & Co. KG
      Fürther Straße 246 a
      Gebäude 32, 4.OG
      90429 Nürnberg
    2. Beauftragt mit Berechnungen der Rentenwerte
      Institut für Vorsorge und Finanzplanung GmbH
      Auf der Haide 1
      92665 Altenstadt an der Waldnaab
    3. Beauftragt mit Bereitstellung von Cloud- und Hosting-Dienstleistungen
      Amazon Web Services EMEA SARL
      38 Avenue John F. Kennedy
      L-1855 Luxembourg
      Verarbeitung ausschließlich innerhalb der EU (Region Frankfurt)
    4. Beauftragt mit Betrieb, Support und Implementierung einer sicheren Cloud-Umgebung sowie Service-Management
      Novum-RGI Germany GmbH
      Nordostpark 51
      90411 Nürnberg
  3. Erteilt der Auftragnehmer Aufträge an Subunternehmer, so obliegt es dem Auftragnehmer, seine datenschutzrechtlichen Pflichten aus diesem Vertrag dem Subunternehmer zu übertragen.

Informationspflichten, Schriftformklausel, Rechtswahl

  1. Sollten die Daten des Auftraggebers beim Auftragnehmer durch Pfändung oder Beschlagnahme, durch ein Insolvenz- oder Vergleichsverfahren oder durch sonstige Ereignisse oder Maßnahmen Dritter gefährdet werden, so hat der Auftragnehmer den Auftraggeber unverzüglich darüber zu informieren. Der Auftragnehmer wird alle in diesem Zusammenhang Verantwortlichen unverzüglich darüber informieren, dass die Hoheit und das Eigentum an den Daten ausschließlich beim Auftraggeber als »Verantwortlicher« im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung liegen.
  2. Änderungen und Ergänzungen dieser Anlage und aller ihrer Bestandteile – einschließlich etwaiger Zusicherungen des Auftragnehmers – bedürfen einer schriftlichen Vereinbarung, die auch in einem elektronischen Format (Textform) erfolgen kann, und des ausdrücklichen Hinweises darauf, dass es sich um eine Änderung bzw. Ergänzung dieser Bedingungen handelt. Dies gilt auch für den Verzicht auf dieses Formerfordernis. Bei etwaigen Widersprüchen gehen Regelungen dieser Anlage zum Datenschutz den Regelungen der AGB vor. Sollten einzelne Teile dieser Anlage unwirksam sein, so berührt dies die Wirksamkeit der Anlage im Übrigen nicht.
  3. Es gilt deutsches Recht.

Haftung und Schadensersatz

Auftraggeber und Auftragnehmer haften gegenüber betroffener Personen entsprechend der in Art. 82 DS-GVO getroffenen Regelung.