Ab dem 1. Januar 2027 wird es verbindlich:
Bestimmte Entgeltunterlagen müssen digital geführt werden.
Mit der Neuregelung des §8 der Beitragsverfahrensverordnung (BVV) verpflichtet der Gesetzgeber Arbeitgeber dazu, sozialversicherungsrelevante Unterlagen elektronisch und revisionssicher bereitzuhalten. Ziel ist die vollständige digitale Betriebsprüfung durch die Deutsche Rentenversicherung.
Entgeltunterlagen 2027: Pflicht statt Option
Bereits seit 2022 bestehen für bestimmte Dokumente digitale Aufbewahrungspflichten.
Ab 2027 wird die elektronische Führung jedoch verpflichtend.
Betroffen sind unter anderem:
- Lohn- und Gehaltsunterlagen
- Nachweise zur Sozialversicherung
- Krankenkassenbescheinigungen
- Bescheinigungen zur Arbeitsentgeltberechnung
- Anträge von Minijobbern auf Befreiung von der Rentenversicherungspflicht
- Erklärungen von kurzfristig Beschäftigten über weitere kurzfristige Beschäftigungen
- Bescheide von Krankenkassen zur Feststellung der Versicherungspflicht
- Entscheidungen der Finanzbehörden, dass Studiengebühren kein Arbeitsentgelt darstellen
- Nachweise der Elterneigenschaft
Diese Unterlagen sind explizit im Rahmen des §8 BVV als ergänzende Entgeltunterlagen genannt und müssen künftig vollständig digital, strukturiert und prüfbar vorliegen – jederzeit abrufbar im Rahmen einer Betriebsprüfung. Kurz gesagt: „Wir scannen das bei Bedarf“ reicht nicht mehr aus.
Revisionssicherheit wird zum Standard
Mit der Digitalisierung steigen auch die formalen Anforderungen.
Die Unterlagen müssen GoBD-konform geführt werden – also gemäß den Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff.
Das bedeutet konkret:
- Unveränderbarkeit archivierter Dokumente
- vollständige Protokollierung von Änderungen
- nachvollziehbare Struktur
- sichere und dauerhafte Speicherung
Ein einfacher Dateiordner oder eine lose Cloud-Ablage erfüllt diese Anforderungen nicht.
Viele Unternehmen sind organisatorisch noch nicht vorbereitet
In der Praxis sieht es oft anders aus:
- Entgeltunterlagen liegen teils digital, teils in Papierform vor
- Dokumente befinden sich in verschiedenen Systemen
- Zugriffsrechte sind nicht sauber geregelt
- Aufbewahrungsfristen werden manuell überwacht
Spätestens bei einer digitalen Betriebsprüfung werden diese Schwachstellen sichtbar – insbesondere bei den ergänzenden Nachweisen wie Minijob-Befreiungen oder Erklärungen kurzfristig Beschäftigter.
Wer erst 2027 reagiert, gerät unter Zeitdruck – mit erhöhtem Kosten- und Compliance-Risiko.
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Mit be+ kannst du unter anderem:
- Entgelt- und Sozialversicherungsnachweise digital archivieren
- ergänzende Nachweise gemäß §8 BVV strukturiert hinterlegen
- Zugriffsrechte individuell steuern
- Dokumente automatisch zuordnen
- Aufbewahrungs- und Löschfristen im Blick behalten
- HR-Prozesse vollständig papierlos gestalten
So erfüllst du nicht nur die gesetzlichen Anforderungen ab 2027, sondern reduzierst gleichzeitig deinen administrativen Aufwand.*
Fazit: 2027 ist die Deadline – jetzt ist der richtige Zeitpunkt
Die verpflichtende digitale Führung von Entgeltunterlagen nach §8 BVV ist gesetzlich beschlossen.
Unternehmen, die frühzeitig umstellen, vermeiden Compliance-Risiken und schaffen klare, effiziente Strukturen.
Wer wartet, erhöht den Druck – und die Kosten.
Digitale Personalarbeit wird regulatorischer Standard.
Mit be+ wird sie gleichzeitig einfacher.
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*Dies ist keine Rechtsberatung.