Viele Unternehmen möchten zwar ihre Personalakten digitalisieren, doch Datenschutzbedenken und die Angst vor DS-GVO-Verstößen bremsen oft diesen Schritt. Beim Führen einer Personalakte ist selbsterklärend besonders die Datensicherheit wichtig, da die Bestimmungen der DS-GVO einzuhalten sind, unabhängig davon, ob die Personalakte in digitaler oder in Papierform geführt wird. Die DS-GVO regelt den Schutz personenbezogener Daten innerhalb der EU und stellt strenge Anforderungen an Unternehmen. Diese müssen sicherstellen, dass sensible Mitarbeiterdaten durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen geschützt werden. Dazu gehören unter anderem die Verschlüsselung der Daten, der Schutz vor unbefugtem Zugriff sowie die Einhaltung von Löschfristen.
Vorteile einer digitalen Personalakte
Die Umstellung auf eine digitale Personalakte bringt viele Vorteile:
Kostenreduktion: Weniger Papierverbrauch, geringere Archivierungskosten und optimierte Prozesse sparen langfristig Geld.
Zentrale Verwaltung: Alle Mitarbeiterdaten sind übersichtlich an einem Ort gespeichert.
Schneller Zugriff: Berechtigte Personen können jederzeit und von überall auf Dokumente zugreifen.
Effizienzsteigerung: Das mühsame Suchen in Papierstapeln entfällt, und die Personalabteilung wird deutlich entlastet.
DS-GVO-konforme Umsetzung
Die Einführung einer digitalen Personalakte erfordert eine Software, die sowohl die Datenverwaltung als auch die Einhaltung der DS-GVO ermöglicht. Mit be+ wird dieser Anspruch vollständig erfüllt. Die Software ermöglicht es, für jeden Mitarbeitenden eine sichere digitale Personalakte anzulegen, in der alle personenbezogenen Daten und Dokumente übersichtlich gespeichert werden. Die Daten liegen auf sicheren Servern und sind durch zusätzliche Sicherheitsmechanismen geschützt. Mithilfe von digitalen Signaturen wird der Verwaltungsaufwand reduziert und der Zugriff auf Informationen bleibt nur befugten Rollen vorbehalten. Auch nach dem Ausscheiden eines Mitarbeitenden können die Daten rechtssicher archiviert oder heruntergeladen werden, um gesetzlichen Vorgaben zu entsprechen.
Fazit: Zukunftssicher dank digitaler Personalakte
Die digitale Personalakte ist eine effiziente Lösung um den Verwaltungsaufwand in kleinen und mittelständigen Unternehmen (KMU) zu reduzieren und gleichzeitig die DS-GVO-Anforderungen zu erfüllen. Moderne Tools wie be+ bieten hierfür die nötigen Funktionen, um Unternehmen die Digitalisierung ihrer Personalverwaltung zu erleichtern.
Für weitere Infos melde dich gerne bei uns über das Kontaktformular auf der Website oder per Mail an sales@beplus.de