Digitale Signatur auf dem Vormarsch – deutscher Mittelstand hinkt hinterher

Erklärende Grafik für Digitale Signatur auf dem Vormarsch – deutscher Mittelstand hinkt hinterher
some

von Sara Jaspers

Blog

Wir leben zunehmend in einer schnelllebigen und digitalisierten Arbeitswelt, die neue Anforderungen an die Unternehmen stellt. Insbesondere gelten die Personalabteilungen als Enabler für den Wandel, weshalb sie einem erhöhten Veränderungszwang ausgesetzt sind.

Aus diesem Grund streben die Personalabteilungen digitalisierte und automatisierte Prozesse an, wobei vermehrt digitale Unterschriften ihre Anwendung im Arbeitsalltag finden. Laut einer Umfrage von biktom ist das Interesse an digitalen Signaturlösungen seit 2018 um 50% gestiegen. Mittlerweile planen 16% der deutschen Firmen eine digitale Signatur in ihrem Unternehmen zu integrieren. Jedoch wird deutlich, dass der Mittelstand enormen Nachholbedarf im Gegensatz zu Großunternehmen hat: Insgesamt bieten 40% der Großunternehmen eine digitale Signaturlösungen ihren Mitarbeitenden an, wobei die kleinen  und mittelständischen Unternehmen das Schlusslicht mit lediglich 15% bilden. Dieses ernüchternde Ergebnis ist auf einen zu hohen Zeit- und Kostenaufwand bei der Implementierung einer digitalen Signaturlösung zurückzuführen.

Welche Vorteile bietet eine digitale Signaturlösung für die Mitarbeitenden und Personalabteilungen?

Die Vorteile einer digitalen Signatur lassen sich anhand eines Fallbeispiels besonders gut darstellen: Eddy hat sich in einem kleinen Unternehmen mit 60 Mitarbeitenden beworben und eine Zusage erhalten. Für den Eintritt in das Unternehmen muss Eddy zunächst ein Dokument unterzeichnen. Deshalb hat der Mitarbeitende Michael, welcher aufgrund von Personalmangel verschiedene Personal-Aufgaben übernehmen muss, das Dokument für Eddy vorbereitet und ausgedruckt. Für den Erhalt einer Unterschrift wird das Dokument durch Michael per Post an Eddy geschickt. Dieser hat nun zwei Wochen Zeit, um das Dokument zu unterschreiben und per Post wieder an Michael zu verschicken. Das unterschriebene Dokument muss Michael wiederum einscannen und auf seinem Computer ablegen. Jedoch ärgert sich Michael über den langwierigen und aufwändigen Prozess, um ein arbeitsrelevantes Dokument von einem Mitarbeitenden unterschreiben zu lassen. Kommt dir dieser lästige Papierprozess auch bekannt vor? 

Quelle: Eigene Darstellung

Einfache Lösung mit be+

Mit be+ kannst du diesen aufwendigen Prozess ganz einfach digitalisieren. Die Personalabteilung kann über be+ arbeitsrelevante und persönliche Dokumente, wie bspw. die Datenschutzerklärung, ihren Mitarbeitenden zur Verfügung stellen. Für das entsprechende Dokument kann eine digitale Unterschrift von einzelnen oder mehreren Mitarbeitenden eingefordert werden. Somit erhält der Mitarbeitende eine Benachrichtigung in der be+ App und kann schnell und von überall aus das Dokument durchlesen, unterschreiben und der Personalabteilung wieder zur Verfügung stellen. Dadurch gehören das Ausdrucken, Verteilen, Einsammeln und Archivieren von arbeitsrelevanten Dokumenten der Vergangenheit an. Damit sparen sowohl die Personalabteilung als auch die Mitarbeitenden Zeit und Kosten.

Für weitere Infos melde dich gerne bei uns über das Kontaktformular auf der Website oder per Mail an sales@beplus.de