Warum WhatsApp in Unternehmen zum Risiko wird – und welche Alternative wirklich sicher ist
Schnelle Absprachen, einfache Bedienung und nahezu jeder nutzt es – WhatsApp und andere Messenger scheinen auf den ersten Blick eine ideale Lösung für die interne und externe Kommunikation in Unternehmen zu sein. Doch wer berufliche Nachrichten über unsichere Messenger versendet, riskiert nicht nur Datenlecks, sondern auch Verstöße gegen die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).
Datenschutzrisiken: Warum WhatsApp keine sichere Wahl ist
WhatsApp speichert und verarbeitet Daten auf Servern außerhalb der EU. Zudem synchronisiert die App automatisch alle gespeicherten Kontakte – unabhängig davon, ob diese einer Verarbeitung zugestimmt haben oder nicht. Während Nachrichten zwar Ende-zu-Ende-verschlüsselt sind, bleiben Metadaten (z. B. wer mit wem und wann kommuniziert) weiterhin auswertbar. Unternehmen, die mit sensiblen Kundendaten arbeiten, setzen sich damit unnötigen Risiken aus. Neben möglichen DSGVO-Verstößen kann auch die fehlende Nachvollziehbarkeit problematisch sein: Geschäftliche Absprachen über private Messenger lassen sich schwer dokumentieren, was im Streitfall zu Beweisproblemen führen kann.
Datenschutz und Effizienz vereinen: Die richtige Alternative
Wer auf eine sichere und professionelle Lösung setzen will, braucht klare Strukturen für die Kommunikation und Dokumentenverwaltung. Datenschutzkonforme digitale Tools ermöglichen Unternehmen, ihre internen Abläufe effizient und sicher zu organisieren – ohne rechtliche Unsicherheiten.
Mit be+ lassen sich Prozesse sicher und datenschutzkonform steuern:
Dokumentenmanagement: Lohnabrechnungen, Verträge und interne Dokumente digital bereitstellen – sicher und zentral verwaltet. Keine sensiblen Daten mehr über unsichere Messenger.
Digitale Zeiterfassung: Mitarbeitende erfassen ihre Arbeitszeiten einfach und DSGVO-konform, jederzeit abrufbar.
Umfragen & Abstimmungen: Interne Befragungen oder Abstimmungen effizient durchführen – ohne Datenschutzrisiken.
Fazit: Zeit für sichere Kommunikation
Unternehmen müssen sich bewusst sein, dass WhatsApp & Co. für die geschäftliche Kommunikation nicht nur ungeeignet, sondern auch risikobehaftet sind. Datenschutz und Effizienz schließen sich aber nicht aus – im Gegenteil: Mit den richtigen Tools gelingt der Wechsel zu einer strukturierten, sicheren und professionellen Unternehmenskommunikation.
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Ein verantwortungsvoller Umgang mit Unternehmenskommunikation erfordert nicht nur die richtigen Tools, sondern auch ein Bewusstsein für rechtliche Rahmenbedingungen. Bitte beachte, dass wir keine Rechtsberatung anbieten. Wenn du Fragen zur rechtssicheren Kommunikation in deinem Unternehmen hast, steht dir unser Partner SONNTAG mit seiner arbeitsrechtlichen Expertise zur Seite:
Natalie Ehrhardt (Rechtsanwältin)
Telefon: +49 911 81511-445
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Dr. Daniel Holler (Rechtsanwalt)
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