Wie hinterlege ich Dokumente in der Personalakte der Mitarbeitenden?

Du kannst deinen Mitarbeitenden individuelle Dokumente in Ihrer digitalen Personalakte zur Verfügung stellen. Über „Plattform Administration“ und den Button “Mitarbeiter verwalten” gelangst du zur Mitarbeiterübersicht. 

Dort wählst du den gewünschten Mitarbeitenden aus.

Gehe weiter zu „Dokumenten“. Hier kannst du einsehen unter „Aktion benötigt“ welche Themen noch ausstehend sind.

Um eine Datei hochzuladen klickst du auf „Datei hochladen“.

Du kannst jetzt eins oder mehrere Dokumente gleichzeitig hochladen. Dies kannst du entweder per Drag & Drop oder durch die Auswahl mehrerer Dateien über den Datei-Explorer machen.

Bezeichnung von Dokumenten – so funktioniert’s:

Wenn du ein einzelnes Dokument hochlädst und keine Bezeichnung eingibst, → dann wird der Dateiname automatisch als Bezeichnung übernommen.

Wenn du mehrere Dokumente hochlädst und eine Bezeichnung angibst, → dann wird die Bezeichnung auf alle Dokumente angewendet und automatisch durchnummeriert (z. B. „Mustervertrag 1“, „Mustervertrag 2“, …).

Wenn du mehrere Dokumente hochlädst und keine Bezeichnung eingibst, → dann wird jeweils der Dateiname als Bezeichnung übernommen.

Nun hast du auch noch die Möglichkeit das Dokument einem Ordner zuzuorden. Diesen kannst du auch direkt neu erstellen. Durch einen Klick auf den „Hinzufügen“-Button lädst du die Dokumente hoch. 

Möchtest du dem gewünschten Mitarbeitenden ein Dokument zur digitalen Unterschrift hinterlegen wählst du bei „Benötigte Aktion“ auf „Digital Signieren“ und es wird alleine dem ausgewählten Mitarbeitenden zur Unterschrift in seiner persönlichen Ablage hinterlegt. Dafür bekommt er eine Mail mit einem Hinweis zum digital zu signierenden Dokument.

Wie du ein Dokument mehreren Mitarbeitenden gleichzeitig zur einfachen Unterschrift hinterlegst erfährst du bei unserem Hilfe & Support Beitrag zu “Dokumente mit digitaler Unterschrift.”