Plattform Administration

Klicke links in der Menüleiste auf “Plattformadministration” und dann auf die Kachel “Firmendaten verwalten”. Nun erscheint eine Übersicht, wo du unter anderem deine Firmendaten als auch die Einstellungen für die Kategorie Rente und Gesundheit verwalten kannst.

Firmendaten ausfüllen.

Zunächst musst du die entsprechenden Felder der Firmendaten ausfüllen. Um in der Kategorie “Verpflegung” die Kartenfunktion nutzen zu können, müssen alle Firmenstandorte hinzugefügt werden. Wenn du weitere Firmenstandorte hinzufügen möchtest, klicke einfach auf den unteren Button “Weitere Firmenstandorte hinzufügen”. Anschließend erscheint ein Pop-up-Fenster, in welchem du die Beschreibung und die Adresse des Firmenstandortes hinzufügen kannst.

Einstellung Rente anpassen. (optional, wenn Modul gebucht)

Weiterhin kannst du hier die Einstellungen für die Kategorie Rente anpassen, die als Standardeinstellung für alle Mitarbeiteraccounts auf be+ gilt. Diese Informationen benötigen wir, um die individuelle Vorsorgeübersicht für jeden einzelnen Mitarbeiter berechnen zu können. Gebe den Arbeitgeberzuschuss zur arbeitgeberfinanzierten Rente (bAV) an. 

Gesundheitsbudget anpassen. (optional, wenn Modul gebucht)

Darüber hinaus kannst du das jährliche Gesundheitsbudget in € für deine Mitarbeitenden anpassen. Der Betrag gilt als Standardeinstellung für alle Mitarbeiteraccounts aus deinem Unternehmen. Diese Informationen benötigen wir, damit deine Mitarbeitenden die Kategorie Gesundheit nutzen können.

Klicke in der Plattform Administration zunächst auf “Module verwalten” und anschließend auf “Verpflegungsbenefits verwalten”. 

Nachdem du auf das + geklickt hast, kannst du im folgenden Fenster deine Übersicht für Food Goodies editieren.

Überlege dir zunächst eine passende Überschrift wie zum Beispiel: „Das gibt’s gratis“. Diese werden deine Mitarbeitenden als erstes sehen, wenn sie auf den Benefit klicken.

Anschließend kannst du Produkte wie zum Beispiel Kaffee, Obst oder Müsli mit Titel und Beschreibung eintragen. Über das + kannst du weitere Produkte hinzufügen. Klicke auf „Speichern“.

Unter den von dir erstellten Inhalten kannst nun auf das + klicken, um einzelne Angebote als Verpflegungsbenefits zu hinterlegen.

Wähle auch hier einen Titel, einen Untertitel, ein passendes Symbol, verfasse eine kurze Beschreibung und lade ein Bild nach deiner Wahl hoch. Klicke abschließend auf „Speichern“.

Wie du siehst, hast du viele Möglichkeiten, um deine Food & Beverage Goodies individuell zu gestalten. Deine Mitarbeitenden finden diese in ihrem Überblick unter „Verpflegung“ und „Das gibt’s gratis“.

Individuelle Inhalte/Benefits bieten dir die Möglichkeit, unternehmensindividuelle Themen für deine Mitarbeitenden darzustellen. Das können z.B. Benefits sein, die nicht mit einer Anwendung auf be+ abgedeckt werden, aber auch die Darstellung wichtiger Informationen oder die Weiterleitung zu wichtigen externen Websites.

Klicke zur Verwaltung der Benefits in der Plattform Administration zunächst auf “Module verwalten” und anschließend auf “Individuelle Benefits verwalten”. Dort findest du eine Übersicht deiner bereits erstellten Benefits, sowie den Button “neuen Benefit hinzufügen”. 

Hier wird dir auch angezeigt, wie viele individuelle Benefits dir noch zur Verfügung stehen. 

Klicke auf „Neuen Benefit hinzufügen„. Nun öffnet sich ein Fenster, in dem du wählen kannst, ob du einen Benefit-Typ Content oder Link zu Benefit erstellen möchtest. Wählst du den Benefit-Typ Content, hast du die Möglichkeit, selbst ein Bild und einen Text hinzuzufügen. Mit dem Benefit-Typ Link zu Benefit kannst du lediglich zu einer Website außerhalb von be+ verlinken.

Klicke auf „Neuen Benefit hinzufügen„. Nun öffnet sich ein Fenster, in dem du unter „Status“ die Möglichkeit hast, deinen neuen Benefit zunächst als „Entwurf“ zu erstellen oder direkt im „Veröffentlicht“-Modus zu speichern. Wählst du den Status „Entwurf“, kannst du deine erstellten Benefits noch einmal nach dem „Speichern“ überprüfen, bevor sie für deine Mitarbeitenden sichtbar werden.

Anschließend kannst du unter „Benefit-Typ“ wählen, ob du einen Benefit-Typ Content oder Link zu Benefit erstellen möchtest. Wählst du den Benefit-Typ Content, hast du die Möglichkeit, selbst ein Bild und einen Text hinzuzufügen. Mit dem Benefit-Typ Link zu Benefit kannst du lediglich zu einer Website außerhalb von be+ verlinken.

Außerdem kannst du hier auch die Kategorie für deinen „individuellen Benefit“ festlegen. Klicke abschließend auf „Speichern“.

Content:

Wählst du den Benefit-Typ Content, erscheint diese Benutzeroberfläche. Wähle zunächst eine passende Kategorie. Anschließend kannst einen eigenen Titel und eine eigene Beschreibung für deinen Benefit eintippen. Wähle anschließend ein passendes Emoticon. Bei Bedarf kannst du ein Bild deiner Wahl hinzuzufügen. Abschließend kannst du alle wichtigen Informationen im Textfeld eingeben und auf „Speichern“ klicken.

Noch ein kleiner Tipp: mit markieren und Rechtsklick kannst du einem Wort im Textfeld eine direkten Link hinterlegen. Wenn du eine E-Mail Adresse eingibst, können deine Mitarbeitenden mit einem Klick über ihr eigenes Mailprogramm direkt eine Mail dorthin schreiben.

Link:

bei einem Post mit Verlinkung funktioniert die Erstellung beinahe identisch. Auch hier musst du zunächst eine Kategorie auswählen, Titel und Beschreibung eingeben und ein passendes Emoticon wählen. Anstatt eines Bildes und dem Textfeld kannst du hier einen Link deiner Wahl einfügen, über den deine Mitarbeitenden zum Benefit gelangen. Klicke abschließend auf „Speichern“

Über das Stift-Symbol können die von dir erstellten Benefits jederzeit angepasst werden. Vergiss nicht, deine Änderungen zu speichern.

Mit dem Mülleimer-Symbol lassen sich Benefits löschen.

Deine Mitarbeitenden finden die individuellen Benefits in Ihrem Überblick in der jeweiligen Kategorie.

Der 3G-Check hilft Unternehmen dabei, die 3G-Regelungen am Arbeitsplatz umzusetzen und rechtssicher zu dokumentieren.

Klicke dafür auf “Plattform Administration” und anschließend auf die Kachel “3G-Check”. 

Hier gelangst du auf die Übersicht deiner Mitarbeitenden. Möchtest du einen Nachweis hinterlegen, zeigt dir dein Mitarbeitender diesen vor, du aktivierst den Schieberegler und kannst dann das Datum des Nachweises im Kalender auswählen. Alternativ kannst du das Datum auch manuell eintragen. Je nach Art des Nachweises wird die Dauer ausgewählt, wie lange dieser gültig ist.

Zum Schluss werden die Einträge noch gespeichert und schon ist der Status erfolgreich hinterlegt.

Möchtest du den Status im Nachhinein ändern, kannst du das ganz einfach über den rechts angezigten Stift machen. Trage dann einfach die korrigierten Daten ein und speichere erneut.

Gespeichert wird nur, wann der Status hinterlegt wurde und das aus der Gültigkeitsdauer abgeleitete Ablaufdatum des Nachweises. Welcher Nachweis erbracht wurde, also ob geimpft, genesen oder getestet, wird nicht gespeichert. 

Läuft die Gültigkeitsdauer des Nachweises ab, deaktiviert sich der Schieberegler automatisch und es ist kein Nachweis mehr hinterlegt. 

Möchtest du sehen, wer dein zur Unterschrift hochgestelltes Dokument bereits digital signiert hat? Gehe hierfür in der Plattform Administration auf “Dokumente verwalten” und klicke auf „Dokumente und Formulare verwalten“. Hier findest du jedes Dokument gelistet. Klicke in der zweiten Spalte auf „Digital Signieren“. Nun wird dir der aktuelle Status deiner Mitarbeitenden angezeigt, ob die digitale Signatur ausstehend ist oder erledigt wurde.

In der Spalte “signiert” erkennst du den aktuellen Status, ob das Dokument signiert ist oder nicht. Wurde das Dokument signiert, siehst du einen Haken. In der mittleren Spalte erkennst du unter „EMPFANGEN AM“, wann Mitarbeitende das Dokument zur Unterschrift erhalten haben. Unter „SIGNIERT AM“ wird dir angezeigt, wann das Dokument digital signiert wurde.

Wurde das Dokument nicht signiert, wird ein Fragezeichen angezeigt.

Signierte Dokumente können nur vom Plattform Administrator gelöscht werden. Die User, die dieses Dokument signiert hatten, werden per Mail darüber informiert. Das Dokument wird erst nach einer Frist von 7 Tagen endgültig gelöscht, bis dahin haben die User die Möglichkeit, das Audit-Dokument herunterzuladen.

Um deine importierten oder angelegten Mitarbeitenden in be+ einzuladen, musst du in der Menüleiste links auf „Plattform Administration“ klicken und dann auf die erste Kachel „Mitarbeiter verwalten“. Es erscheint dann eine Übersicht über deine bisher angelegten Mitarbeitenden und den dazugehörigen eingetragenen Daten.

Um einen oder mehrere Mitarbeitende auszuwählen, setze das Häckchen im Kästchen links vor den entsprechenden Mitarbeitenden. Du kannst auch alle Mitarbeitenden mit einem Klick auswählen, indem du das Kästchen ganz links oben in der ersten Zeile auswählst.

Oben rechts erscheint dann das Feld „Mitarbeitende einladen“. Es erscheint erst, wenn du deine jeweiligen Mitarbeitenden ausgewählt hast.

Die vorgefertigte Einladungsmail von be+ wird dann an deine jeweiligen Mitarbeitenden gesendet. Somit kann sich dieser bei be+ nachfolgend anmelden.

Zusätzlich siehst du in der zweiten Spalte „Einladung“ verschiedene Statusmeldungen, die zeigen, ob ein Mitarbeitender bereits eine Einladungsmail erhalten (gelb) und sich registriert hat (grün) oder eine Einladung noch fehlt (rot):

(1) Angemeldet: Der Mitarbeitende hat bereits eine Einladungsmail erhalten und sich bei be+ registriert und angemeldet.

(2) Einladung offen: Der Mitarbeiter hat bereits eine Einladungsmail erhalten, hat sich aber noch nicht bei be+ angemeldet.

(3) Einladung fehlt: Der Mitarbeitende hat noch keine Einladungsmail erhalten und konnte sich  deshalb nicht bei be+ anmelden.

Klicke dafür in der “Plattform Administration” auf “Mitarbeiter verwalten” und wähle dort den gewünschten Mitarbeitenden aus. 

In seiner persönlichen Ablage klickst du auf den Reiter “Erfasste Zeiten”.  Hier findest du die Übersicht der eingetragenen Arbeitszeiten.

Klicke auf “CSV Export”. Drücke anschließend auf  “exportieren” und die CSV Datei mit den gesammelten Zeiten landet dann in deinem Download Ordner.

Außerdem kannst du oben rechts neben dem Datum per Drop Down Menü einen gewünschten Zeitraum auswählen.

Klicke dafür auf „Plattform Administration“ und gehe auf „Mitarbeiter verwalten“.

Wähle nun einen Mitarbeitenden aus. In der digitalen Personalakte unter „Persönliche Daten“ gehst du auf „Firmendaten“. Klicke auf „Bearbeiten“.

Jetzt kannst du deinem Mitarbeitenden HR- Mitarbeiter Administrationsrechte geben. Aktiviere hierfür den Schieberegler und setze ihn auf „Ja“. Klicke auf „Speichern“ und dein Mitarbeiter erhält die gleichen Plattform Administrationsrechte wie du.

Du kannst deinen Mitarbeitenden individuelle Dokumente in Ihrer digitalen Personalakte zur Verfügung stellen. Über „Plattform Administration“ und den Button “Mitarbeiter verwalten” gelangst du zur Mitarbeiterübersicht. 

Dort wählst du den gewünschten Mitarbeitenden aus und klickst auf seine persönliche Ablage. 

Gehe weiter zu „Dokumenten“. Hier kannst du einsehen unter „Aktion benötigt“ welche Themen noch ausstehend sind.

Um eine Datei hochzuladen klickst du auf „Datei hochladen“. Gebe hier unter „Bezeichnung“ den Namen des Dokumentes ein. Per Drag and Drop kannst du nun die Datei einfügen. Ebenso wenn du den Button zum Hochladen eines Dokumentes drückst, wird die Datei eingefügt.

Möchtest du dem gewünschten Mitarbeitenden ein Dokument zur digitalen Unterschrift hinterlegen wählst du bei „Benötigte Aktion“ auf „Digital Signieren“ und es wird alleine dem ausgewählten Mitarbeitenden zur Unterschrift in seiner persönlichen Ablage hinterlegt. Dafür bekommt er eine Mail mit einem Hinweis zum digital zu signierenden Dokument.

Wie du ein Dokument mehreren Mitarbeitenden gleichzeitig zur einfachen Unterschrift hinterlegst erfährst du bei unserem Hilfe & Support Beitrag zu “Dokumente mit digitaler Unterschrift.”

Aus Datenschutzgründen ist der Einladungslink für deine Mitarbeitenden nur 24 Stunden lang gültig. Wird in dieser Zeit der Account nicht aktiviert, dann verliert die Mail ihre Gültigkeit. Du kannst deine Mitarbeitenden aber jederzeit wieder über die „Plattform Administration“ einladen. Hierfür gehst du weiter auf “Mitarbeiter verwalten”.

Du wählst den Mitarbeitenden mit einem Haken aus, indem du auf das Kästchen drückst, welches vor dem Namen steht und klickst dann auf “Mitarbeiter einladen”. 

Es öffnet sich ein Fenster wie die E-Mail aussieht, die der Mitarbeitende erhält. Klicke unten auf „Mitarbeiter jetzt einladen“ und dieser erhält eine neue Mail, mit der sich auf be+ angemeldet werden kann.

Die Excel-Vorlage für den Mitarbeiterimport kannst du unter “Plattform Administration” und dann “Mitarbeiterdaten importieren” herunterladen.

Nun müssen die Daten deiner Mitarbeiter in die Excel-Vorlage übertragen werden.  Beachte dabei bitte die mit einem Stern (*) markierten Pflichtfelder!

Überprüfe anschließend, ob alle Felder ausgefüllt sind und du mit deinen eingetragenen Daten zufrieden bist.

Bitte beachte: Die Zeilen „Name“, „Vorname“ und „Mailadresse“ sind Pflichtfelder und müssen ausgefüllt werden!

Wir empfehlen, beim Anlegen eines Mitarbeiters eine E-Mail Adresse zu verwenden, die der Mitarbeiter auch auf seinem mobilen Endgerät abrufen kann.

Solltest du Informationen zu deinen Mitarbeitern nicht eintragen wollen oder können, dann kannst du die jeweiligen Felder auch leer lassen.

Beachte, dass bei der Steuerklasse eine römische Zahl  (I, II, III, IV, V, VI) eingetragen werden muss!

Sobald alle Mitarbeiterdaten in die Excel-Vorlage eingetragen worden sind, kannst du die Datei per Drag-and-Drop oder mit Klick auf den “Hochladen”-Button uploaden.

Die be+ Plattform gibt dir nun Rückmeldung, ob dein Import erfolgreich war oder nicht. Sollte der Upload nicht funktioniert haben, überprüfe bitte, ob alle Zellen in der Tabelle ausgefüllt sind, das Format passt (Groß- und Kleinschreibung beachten!) und versuche es dann erneut. 

Wenn die Mitarbeiterdaten erfolgreich hochgeladen wurden, kannst du diese noch einmal gegenchecken und dann final bestätigen. Nun werden die Daten auf die be+ Plattform hochgeladen. Die Mitarbeiter erhalten jetzt noch keine Einladungs-Mail.

Wenn du deine be+-Plattform mit individuellen Benefits und firmeninternen Daten befüllt hast, kannst du nun deine Mitarbeiter einladen. 

Dazu setzt du in der Mitarbeiterverwaltung das Häkchen vor dem Mitarbeiter, den du einladen möchtest und klickst rechts oben auf “Mitarbeiter einladen”.

Nachfolgend bekommst du eine Vorschau der Mail, die an deine ausgewählten Mitarbeiter geschickt wird. Bestätigen und fertig.