Plattform Administration

Klicke links in der Menüleiste auf “Plattformadministration” und dann auf die Kachel “Firmendaten verwalten”. Nun erscheint eine Übersicht, wo du unter anderem deine Firmendaten als auch die Einstellungen für die Kategorie Rente und Gesundheit verwalten kannst.

Firmendaten ausfüllen.

Zunächst musst du die entsprechenden Felder der Firmendaten ausfüllen. Es ist wichtig alle Firmenstandorte hinzuzufügen, um in der Kategorie “Verpflegung” die Kartenfunktion nutzen zu können. Wenn du weitere Firmenstandorte hinzufügen möchtest, klicke einfach auf den unteren Button “Weitere Firmenstandorte hinzufügen”. Dadurch erscheint ein Pop-up-Fenster und du kannst sowohl die Beschreibung, also bspw. den Namen der Niederlassung, als auch die Adresse des Standortes hinzufügen.

Einstellung Rente anpassen. (optional, wenn Modul gebucht)

Weiterhin kannst du hier die Einstellungen für die Kategorie Rente anpassen, die als Standardeinstellung für alle Mitarbeiteraccounts auf be+ gelten. Diese Informationen benötigen wir, um die individuelle Vorsorgeübersicht für jeden einzelnen Mitarbeiter berechnen zu können. Gebe den Arbeitgeberzuschuss zur arbeitgeberfinanzierten Rente (bAV) an. 

Gesundheitsbudget anpassen. (optional, wenn Modul gebucht)

Darüber hinaus kannst du das jährliche Gesundheitsbudget in € für deine Mitarbeitenden anpassen, die als Standardeinstellung für alle Mitarbeiteraccounts aus deinem Unternehmen gelten. Diese Informationen benötigen wir, damit deine Mitarbeitenden die Kategorie Gesundheit nutzen können.

Klicke um deine Verpflegunggsenefits zu verwalten in der Plattform Administration zunächst auf “Module verwalten” und anschließend auf “Verpflegungsbenefits verwalten”. 

Dort kannst du dir zunächst eine Headline überlegen, die für deine Mitarbeitenden ganz oben ersichtlich sein wird, wenn Sie später auf den Benefit klicken. Zum Beispiel: “Das gibt’s gratis”. Anschließend kannst du Produkte auflisten und in einem kurzen Satz beschreiben, die in deinem Unternehmen gratis für die Mitarbeitenden angeboten werden. Zum Beispiel Kaffee, Obst, Müsli etc.  

Anschließend hast du die Möglichkeit, die einzelnen Angebote als Verpflegungsbenefit zu hinterlegen und genauer zu beschreiben. Die Erstellung funktioniert dabei wie bei einem normalen individuellen Benefit. Wähle auch hier einen Titel, eine kurze Beschreibung, einen passenden Emoticon, ein passendes Bild und schreibe einen kurzen Text zu deinem Benefit Angebot.

Dann einfach speichern und schon sind deine Verpflegung Benefits für deine Mitarbeitenden in ihrem Überblick unter Verpflegung und “Das gibt’s gratis” ersichtlich.

Individuelle Benefits helfen dir, unternehmensindividuelle Themen für deine Mitarbeitenden darzustellen. Das können alle Benefits sein, die nicht mit einer Anwendung auf be+ abgedeckt werden, aber auch die Darstellung wichtiger Informationen oder die Weiterleitung zu wichtigen externen Websites.

Klicke zur Verwaltung der Benefits in der Plattform Administration zunächst auf “Module verwalten” und anschließend auf “Individuelle Benefits verwalten”. Dort findest du eine Übersicht deiner bereits erstellten Benefits, sowie den Button “neuen Benefit hinzufügen”. 

Hier wird dir auch angezeigt, wie viele individuelle Benefits dir noch zur Verfügung stehen. 

Möchtest du einen neuen Benefit erstellen, klicke auf den Button und wähle die Kategorie, in welcher der Benefit deinen Mitarbeitenden angezeigt werden soll. Zum Beispiel Gesundheit. Anschließend kannst du wählen, ob es sich bei dem Benefit um einen reinen Content Post handeln soll, oder ob dieser eine Verlinkung zu einer Website oder ähnlichem beinhalten soll.

Content:
bei einem Content Post erscheint diese Benutzeroberfläche. Hier kannst du einen Titel für dein Benefit wählen und dieses in wenigen Sätzen kurz beschrieben. Zusätzlich kannst du aus einer Auswahl an Emoticons einen passenden für den Benefit auswählen. Bei Bedarf kannst du noch ein passendes Bild dazu hochladen. Abschließend kannst du noch weitere wichtige Informationen in dem vorgesehenen Text hinterlegen und das ganze dann speichern. 

Noch ein kleiner Tipp: mit markieren und Rechtsklick kannst du hinter ein Wort auch einen direkten Link legen. Wenn du eine E-Mail Adresse eingibst, können deine Mitarbeitenden mit einem Klick über ihr eigenes Mailprogramm direkt eine Mail dorthin schreiben.

Link:
bei einem Post mit Verlinkung funktioniert die Erstellung ziemlich gleich. Auch hier werden Titel, Beschreibung und Emoticon ausgewählt. Anstatt eines Bildes und dem Textfeld wird allerdings ein Link hinterlegt, der dann zum Benefit führt.

Über den “Bearbeiten Button” können die Benefits jederzeit angepasst, oder über den Mülleimer gelöscht werden. 

Deine Mitarbeitenden finden die individuellen Benefits dann in Ihrem Überblick in der jeweiligen Kategorie.

Der 3G-Check hilft Unternehmen dabei, die 3G-Regelungen am Arbeitsplatz umzusetzen und rechtssicher zu dokumentieren.

Klicke dafür auf “Plattform Administration” und anschließend auf die Kachel “3G-Check”. 

Hier gelangst du auf die Übersicht deiner Mitarbeitenden. Möchtest du einen Nachweis hinterlegen, zeigt dir dein Mitarbeitender diesen vor, du aktivierst den Schieberegler und kannst dann das Datum des Nachweises im Kalender auswählen. Alternativ kannst du das Datum auch manuell eintragen. Je nach Art des Nachweises wird die Dauer ausgewählt, wie lange dieser gültig ist.

Zum Schluss werden die Einträge noch gespeichert und schon ist der Status erfolgreich hinterlegt.

Möchtest du den Status im Nachhinein ändern, kannst du das ganz einfach über den rechts angezigten Stift machen. Trage dann einfach die korrigierten Daten ein und speichere erneut.

Gespeichert wird nur, wann der Status hinterlegt wurde und das aus der Gültigkeitsdauer abgeleitete Ablaufdatum des Nachweises. Welcher Nachweis erbracht wurde, also ob geimpft, genesen oder getestet, wird nicht gespeichert. 

Läuft die Gültigkeitsdauer des Nachweises ab, deaktiviert sich der Schieberegler automatisch und es ist kein Nachweis mehr hinterlegt. 

Möchtest du sehen, wer dein zur Unterschrift hochgestelltes Dokument bereits digital signiert hat, dann gehe in der Plattform Administration auf “Dokumente und Formulare verwalten”. Dort wählst du das gewünschte Dokument aus und klickst auf “digital signieren”. Hier findest du eine Übersicht der Mitarbeitenden, die das Dokument zur Unterschrift erhalten haben. 

In der Spalte “signiert” erkennst du den aktuellen Status, ob da Dokument signiert ist oder nicht. Steht die Signatur noch aus, steht an der Stelle ein “?”, wurde das Dokument signiert, siehst du einen Haken.

Zudem kannst du einsehen, wann das Dokument zur Unterschrift hochgeladen wurde und wann es signiert wurde.

Signierte Dokumente können nur vom Plattform Administrator gelöscht werden. Die User, die dieses Dokument signiert hatten, werden per Mail darüber informiert. Das Dokument wird erst nach einer Frist von 7 Tagen endgültig gelöscht, bis dahin haben die User die Möglichkeit das Audit-Dokument herunter zu laden.

Du kannst Dokumente hochladen die deine Mitarbeitenden unterschreiben müssen, oder von denen du eine Lesebestätigung benötigst. Mit der eSignatur von be+ ist das ganz einfach. Beachte bitte, dass es sich dabei um eine “einfache” und nicht um eine “qualifizierte” Unterschrift handelt. 

Über die HR-Verwaltung unter “Dokumente und Formulare verwalten” kannst du Dokumente hochladen. Hast du das Dokument benannt und per Drag and Drop abgelegt, wählst du bei “Benötigte Aktion” den Button “Digital Signieren”. Dort kannst du anschließend alle Personen auswählen, die das Dokument empfangen sollen.

Dabei kannst du einzelne Mitarbeitende anklicken, oder über den Button “Alle Mitarbeitenden auswählen” automatisch alle verfügbaren Mitarbeitenden markieren. 

Anschließend klickst du auf “Hinzufügen” und das Dokument wird den ausgewählten Mitarbeitenden zur Verfügung gestellt.

Die User, die das Dokument signieren müssen, bekommen eine Mail mit einem Hinweis zum digital zu signierenden Dokument. Eine Anleitung, wie das Dokument signiert wird, finden diese im Support für die Nutzer.

Du kannst deinen Mitarbeitenden allgemein einsehbare Dokumente zur Verfügung stellen. Klicke dafür auf “Plattform Administration” und anschließend auf die Kachel “Dokumente verwalten”. Dort hast du die Möglichkeit deinen Mitarbeitenden entweder ihre Gehaltsabrechnung, oder allgemeine Dokumente zur Verfügung zu stellen. 

Nach der Auswahl “Dokumente und Formulare verwalten” können über den Button “Hinzufügen” Dokumente geuploaded werden. Wähle eine Bezeichnung und per Drag and Drop oder durch einen Klick auf das “Upload-Symbol” kannst du diese einfügen und anschließend hochladen. 

Zusätzlich besteht die Möglichkeit, dass das Dokument digital durch die Mitarbeitenden signiert werden kann. Die Anleitung dazu findest du im Video „Wie stelle ich Dokumente mit digitaler Unterschrift zur Verfügung?“. Für allgemein einsehbare Dokumente Ist keine Aktion erforderlich, daher ist in der Vorauswahl “Keine” aktiviert.

Die Dokumente sind  anschließend für alle Mitarbeitenden unter „Dokumente und Formulare” zu finden.

Nach der Auswahl “Gehaltsabrechnung hochladen” kannst du eine oder mehrere Gehaltsabrechnungen der Mitarbeiter im PDF-Format hochladen. Wähle zunächst den das entsprechende Jahr und den entsprechenden Monat für die Gehaltsabrechnung aus und lade dann die Gehaltsabrechnungen hoch.

Bitte beachte: jede Gehaltsabrechnung muss ein PDF-Dokument sein. Entweder einzeln oder in einem ZIP-Ordner komprimiert.

be+ erkennt anhand des Namens in der Gehaltsabrechnung und der Steueridentifikationsnummer, welchem Mitarbeiteraccount die Gehaltsabrechnung zugeordnet werden muss. Das PDF muss im Titel nicht den Namen des Mitarbeiters enthalten.

Sollte die Gehaltsabrechnung nicht eindeutig zugewiesen werden können, da z.B. der Name des Mitarbeiters zweimal im Unternehmen existiert oder die SteuerID des Mitarbeiters nicht im Account hinterlegt ist, dann musst du die Abrechnung manuell dem entsprechenden Mitarbeiter zuweisen.

Mit dem Klick auf „Speichern“ und der finalen Bestätigung ist der Prozess abgeschlossen, der Mitarbeiter bekommt eine E-Mailbenachrichtigung zur neuen Gehaltsabrechnung und kann diese nun in seinem Account einsehen und herunterladen.

Wie du die Gehaltsabrechnungen aus DATEV Unternehmen online exportierst, siehst du in einem separaten Erklärvideo.

Arbeitet dein Steuerberater oder Lohnbüro mit DATEV Lohn & Gehalt, kannst du um einen Export als ZIP-Datei bitten.

Aus DATEV LODAS kann nur eine einzelne PDF-Datei mit allen Lohnabrechnungen exportiert werden. Diese muss anschließend mit einem PDF-Tool in einzelne PDF-Dateien aufgeteilt werden.

Um deine importierten oder angelegten Mitarbeitenden in be+ einzuladen, musst du in der Menüleiste links auf „Plattformadministration“ klicken und dann auf die erste Kachel „Mitarbeitende verwalten“. Nun erscheint eine Übersicht über deine bisher angelegten Mitarbeitenden und den dazugehörigen eingetragenen Daten.

Um einen oder mehrere Mitarbeitende auszuwählen, setze das Häckchen im Kästchen links von den entsprechenden Mitarbeitenden. Du kannst auch alle Mitarbeitenden mit einem Klick auswählen, indem du das Kästchen links oben neben „NAME“ auswählst.

Oben rechts erscheint das Feld „Mitarbeitende einladen“, worüber die vorgefertigte Einladungsmail von be+ an den jeweiligen Mitarbeitenden gesendet wird und sich dieser somit bei be+ anmelden kann.

Zusätzlich siehst du in der zweiten Spalte „Einladung“ verschiedene Statusmeldungen, die zeigen, ob ein Mitarbeitender bereits eine Einladungsmail erhalten und sich registriert hat oder eine Einladung noch fehlt:

(1) Angemeldet: Der Mitarbeitende hat bereits eine Einladungsmail erhalten und sich bei be+ registriert und angemeldet.

(2) Einladung offen: Der Mitarbeiter hat bereits eine Einladungsmail erhalten, hat sich aber noch nicht bei be+ angemeldet .

(3) Einladung fehlt: Der Mitarbeitende hat noch keine Einladungsmail erhalten und konnte sich  deshalb nicht bei be+ anmelden.

Klicke dafür in der “Plattform Administration” auf “Mitarbeiter verwalten” und wähle dort den gewünschten Mitarbeitenden aus. In seiner persönlichen Ablage klickst du auf den Reiter “Erfasste Zeiten”.  Hier findest du die Übersicht der eingetragenen Arbeitszeiten.

Klicke auf “CSV Export” und wähle über den Kalender den gewünschten Zeitraum aus. Klicke anschließend auf  “exportieren” und die CSV Datei mit den gesammelten Zeiten landet dann in deinem Download Ordner.

Klicke dafür in der “Mitarbeiterverwaltung” auf den gewünschten Mitarbeitenden. 

In der digitalen Personalakte findest du die Option “HR-Mitarbeiter”. 

Aktiviere hier den Schieberegler und der Mitarbeitende erhält die gleichen Plattform Administrationsrechte wie du.

Du kannst deinen Mitarbeitenden individuelle Dokumente in Ihrer digitalen Personalakte zur Verfügung stellen. Über die Plattform Administration und den Button “Mitarbeiter verwalten” gelangst du zur Mitarbeiterübersicht. 

Dort wählst du den gewünschten Mitarbeitenden aus und klickst auf seine persönliche Ablage. 

Hier findest du die Möglichkeit über “Datei hochladen” das gewünschte Dokument per Drag and Drop hochzuladen. Benenne das Dokument einfach, klicke bei benötigte Aktion auf „Keine“, anschließend auf speichern und es wird alleine dem ausgewählten Mitarbeitenden in seiner persönlichen Ablage hinterlegt.

Möchtest du dem gewünschten Mitarbeitenden ein Dokument zur digitalen Unterschrift hinterlegen wählst du bei benötigte Aktion auf „Digital Signieren“ und es wird alleine dem ausgewählten Mitarbeitenden zur Unterschrift in seiner persönlichen Ablage hinterlegt. Dafür bekommt er eine Mail mit einem Hinweis zum digital zu signierenden Dokument. Wie du ein Dokument mehreren Mitarbeitenden gleichzeitig zur einfachen Unterschrift hinterlegst erfährst du bei “Dokumente mit digitaler Unterschrift.”

Aus Datenschutzgründen ist der Einladungslink für deine Mitarbeitenden nur 24 Stunden lang gültig. Wird in dieser Zeit der Account nicht aktiviert, dann verliert die Mail ihre Gültigkeit. Du kannst deine Mitarbeitenden aber jederzeit wieder über die Plattform Administration einladen.

Hierfür gehst du auf “Mitarbeitende verwalten”, wählst den Mitarbeitenden mit einem Haken aus und klickst dann auf “Mitarbeitenden einladen”. 

Nach der Bestätigung erhält der Nutzer eine neue Mail und kann sich auf be+ anmelden.

Um deine Mitarbeitenden in be+ verwalten möchtest, klicke in der Menüleiste links auf “Plattformadministration” und dann auf die erste Kachel “Mitarbeitende verwalten”. Nun erscheint eine Übersicht über deine bisher angelegten Mitarbeitenden und den dazugehörigen eingetragenen Daten.

Funktionen: Über die Kachel „Mitarbeitende verwalten“ sind verschiedene Funktionen für dich verfügbar:

(1) Mitarbeitenden hinzufügen

(2) Mitarbeitenden einladen

(3) Mitarbeitenden löschen

Zu (1) Mitarbeitenden hinzufügen: Klicke rechts oben auf den Button “Hinzufügen +”.

Es erscheinen die Auswahlmöglichkeiten “Mitarbeitende importieren” und “Mitarbeitende anlegen”. Du hast zwei Möglichkeiten um neue Nutzerin be+ anzulegen:

(1) Mitarbeitende importieren: Wenn du mehrere Mitarbeitende auf einmal anlegen möchtest, klicke auf diese Auswahlmöglichkeit. Du gelangst zu der Funktion Mitarbeitende importieren und kannst über eine vorgefertigte Excel die Mitarbeitenden mit den dazugehörigen Daten in be+ importieren. Weiteren Support findest du im Video „Mitarbeitende importieren“

(2) Mitarbeitende anlegen: Wenn du nur einen einzelnen Mitarbeitenden hinzufügen möchtest, klicke auf diese Funktion. Fülle alle entsprechenden Felder aus und klicke unten auf das Kästchen ”Mitarbeitenden einladen”. Somit erhält der Mitarbeitende anschließend eine Einladungsmail von uns, um sich bei be+ zu registrieren. Der Mitarbeitende kann auch erst nachträglich eingeladen werden.

Wir empfehlen, beim Anlegen eines Mitarbeiters eine E-Mail Adresse zu verwenden, die der Mitarbeiter auch auf seinem mobilen Endgerät abrufen kann.

Zu (2) Mitarbeitende einladen: 

Um Mitarbeitende nach dem Import der Mitarbeiterdaten einzuladen, wähle links den entsprechenden Mitarbeiter über das kleine Kästchen aus:

Oben rechts erscheint das Feld “Mitarbeitende einladen”, worüber die vorgefertigte Einladungsmail von be+ an den jeweiligen Mitarbeitenden gesendet wird und sich dieser somit bei be+ anmelden kann.

Zusätzlich siehst du in der zweiten Spalte “Einladung” verschiedene Statusmeldungen, die zeigen, ob ein Mitarbeitender bereits eine Einladungsmail erhalten und sich registriert hat oder eine Einladung noch fehlt:

(1) Angemeldet: Der Mitarbeitende hat bereits eine Einladungsmail erhalten und sich bei be+ registriert und angemeldet.

(2) Einladung offen: Der Mitarbeiter hat bereits eine Einladungsmail erhalten, hat sich aber noch nicht bei be+ angemeldet .

(3) Einladung fehlt: Der Mitarbeitende hat noch keine Einladungsmail erhalten und konnte sich  deshalb nicht bei be+ anmelden.

Zu (3) Mitarbeitenden löschen:

Wenn du einen oder mehrere Mitarbeitendenaccounts aus be+ löschen möchtest, wähle den entsprechenden Mitarbeitenden über das Kästchen aus und klicke auf “Mitarbeitenden löschen”.  Die Accounts werden deaktiviert und die Nutzer haben somit keinen Zugriff mehr auf be+. Bitte informiere deine Mitarbeitenden vor der Löschung, so dass sie die Möglichkeit haben, ihre Daten aus be+ zu exportieren, um sie bei Bedarf bei einem neuen Arbeitgeber wieder auf der be+ Plattform zu importieren.

Die Excel-Vorlage für den Mitarbeiterimport kannst du unter “Plattform Administration” und dann “Mitarbeiterdaten importieren” herunterladen.

Nun müssen die Daten deiner Mitarbeiter in die Excel-Vorlage übertragen werden.  Beachte dabei bitte die mit einem Stern (*) markierten Pflichtfelder!

Überprüfe anschließend, ob alle Felder ausgefüllt sind und du mit deinen eingetragenen Daten zufrieden bist.

Bitte beachte: Die Zeilen „Name“, „Vorname“ und „Mailadresse“ sind Pflichtfelder und müssen ausgefüllt werden!

Wir empfehlen, beim Anlegen eines Mitarbeiters eine E-Mail Adresse zu verwenden, die der Mitarbeiter auch auf seinem mobilen Endgerät abrufen kann.

Solltest du Informationen zu deinen Mitarbeitern nicht eintragen wollen oder können, dann kannst du die jeweiligen Felder auch leer lassen.

Beachte, dass bei der Steuerklasse eine römische Zahl  (I, II, III, IV, V, VI) eingetragen werden muss!

Sobald alle Mitarbeiterdaten in die Excel-Vorlage eingetragen worden sind, kannst du die Datei per Drag-and-Drop oder mit Klick auf den “Hochladen”-Button uploaden. 

Die be+ Plattform gibt dir nun Rückmeldung, ob dein Import erfolgreich war oder nicht. Sollte der Upload nicht funktioniert haben, überprüfe bitte, ob alle Zellen in der Tabelle ausgefüllt sind, das Format passt (Groß- und Kleinschreibung beachten!) und versuche es dann erneut. 

Wenn die Mitarbeiterdaten erfolgreich hochgeladen wurden, kannst du diese noch einmal gegenchecken und dann final bestätigen. Nun werden die Daten auf die be+ Plattform hochgeladen. Die Mitarbeiter erhalten jetzt noch keine Einladungs-Mail.

Wenn du deine be+-Plattform mit individuellen Benefits und firmeninternen Daten befüllt hast, kannst du deine Mitarbeiter einladen. 

Dazu setzt du in der Mitarbeiterverwaltung das Häkchen vor dem Mitarbeiter, den du einladen möchtest und klickst rechts oben auf “Mitarbeiter einladen”. Du bekommst nun eine Vorschau der Mail, die an deine ausgewählten Mitarbeiter geschickt wird. Bestätigen und fertig.

Klicke hierfür auf “Plattform Administration” und anschließend auf “Mitarbeiter verwalten.”  

Wenn du einen oder mehrere Accounts aus be+ löschen möchtest, wähle den entsprechenden Mitarbeitenden über das Kästchen aus und klicke auf “Mitarbeitenden löschen”.  Die Accounts werden deaktiviert und die Nutzer haben somit keinen Zugriff mehr auf be+. Bitte informiere deine Mitarbeitenden vor der Löschung, so dass sie die Möglichkeit haben, Daten aus be+ zu exportieren.