Wie initialisiere ich das Arbeitszeitkonto?
Als Plattform-Administrator kannst du für deine Mitarbeitenden ein Zeitkonto einrichten. Hier trägst du die arbeitsvertraglich festgelegten Bedingungen ein, damit die Berechnung des Zeit- und Urlaubskontos automatisch danach erfolgen kann.
Du kannst dem Mitarbeitenden die entsprechenden Soll-Arbeitsstunden pro Woche, die Arbeitsstunden an den jeweiligen Tagen und den Urlaubsanspruch eintragen. Es gibt auch die Möglichkeit, bereits vorhandene Über- bzw. Unterstunden, Resturlaubstage aus dem Vorjahr und bereits genommenen Urlaubstage des aktuellen Jahres einzutragen. Diese Daten sind notwendig, um den aktuellen Stand des Zeitkontos und des Urlaubskontos anzuzeigen.
Stichtag Zeitkonto: es kann nur der heutige Tag oder ein Tag in der Zukunft gewählt werden. Alle Einträge, die vor dem Stichtag liegen, werden in den Berechnungen nicht beachtet.
Soll-Arbeitsstunden pro Woche: vertraglich vereinbarte Wochenarbeitszeit
Arbeitsstunden pro Tag: vertraglich vereinbarte Arbeitstage und die zu leistenden Stunden pro Tag
Aktueller Stand Zeitkonto: Stand der Über- oder Unterstunden zum Stichtag (exklusive Stichtag).
Urlaubsanspruch: vertraglich vereinbarter Gesamtanspruch an Urlaubstagen pro Jahr
Rest-Urlaubstage Vorjahr: falls vorhanden, Urlaubstage, die aus dem Vorjahr übernommen wurden
Genommene Urlaubstage aktuelles Jahr: da alle Einträge vor dem Stichtag nicht beachtet werden, müssen die bereits genommenen Urlaubstage angegeben werden, um den Urlaub für das aktuelle Jahr zu berechnen.
Angezeigte verfügbare Urlaubstage: Berechnung aus Urlaubsanspruch minus Resturlaubstage minus genommene Urlaubstage
Dienstplan aktivieren:
Wenn die Wochenarbeitszeit deiner Mitarbeitenden in einem Dienstplanmodell erbracht wird, das heißt, dass deine Mitarbeitenden an einem oder mehreren Tagen dienstfrei haben, kannst du bei der Initialisierung des Zeitkontos auch ein Dienstplanmodell hinterlegen. Wichtig ist, dass die Mitarbeitenden an ihren dienstfreien Tagen in der Zeiterfassung auch “Dienstfrei” eintragen. Dies gilt auch für den Urlaub, damit die Urlaubstage richtig berechnet werden.
Du hast zwei verschiedene Möglichkeiten, die Daten zu hinterlegen:
- Manuelle Dateneingabe für jeden Nutzer einzeln
- Import aller Nutzerdaten über Excel-Datei
Manuelle Dateneingabe für jeden Nutzer einzeln
Gehe auf “Plattform-Administration”
Gehe auf “Mitarbeiter verwalten”
Wähle einen Mitarbeitenden aus
Gehe zu “Persönliche Daten”
Scrolle nach unten zu “Zeitkonto initialisieren”
Import aller Nutzerdaten über Excel-Datei
Gehe auf “Plattform-Administration”
Gehe auf “Zeiterfassung verwalten” und
erneut auf “Zeiterfassung verwalten”
Lade das Dokument “Zeitkonto-Import.xlsx”
herunter.
Befülle alle Felder mit den notwendigen Daten.
Lade die Datei über das Import Feld hoch.
Beachte:
- Die Mailadresse ist notwendig, um die Daten dem richtigen Nutzer zuzuordnen, nicht der Name!
- Fehler in der Excel werden vom System erkannt und müssen in der Excel geändert werden
- Bereits initialisierte Accounts werden als Fehler betrachtet und durch die Excel nicht überschrieben, diese müssen bei Bedarf manuell geändert werden