Wie initialisiere ich das Arbeitszeitkonto?
Als Plattform-Administrator kannst du für deine Mitarbeitenden ein Zeitkonto einrichten. Hier trägst du die arbeitsvertraglich festgelegten Bedingungen ein, damit die Berechnung des Zeit- und Urlaubskontos automatisch danach erfolgen kann.
Du kannst dem Mitarbeitenden die entsprechenden Soll-Arbeitsstunden pro Woche, die Arbeitsstunden an den jeweiligen Tagen und den Urlaubsanspruch eintragen. Es gibt auch die Möglichkeit, bereits vorhandene Über- bzw. Unterstunden, Resturlaubstage aus dem Vorjahr und bereits genommenen Urlaubstage des aktuellen Jahres einzutragen. Diese Daten sind notwendig, um den aktuellen Stand des Zeitkontos und des Urlaubskontos anzuzeigen.
Stichtag Zeitkonto: es kann nur der heutige Tag oder ein Tag in der Zukunft gewählt werden. Alle Einträge, die vor dem Stichtag liegen, werden in den Berechnungen nicht beachtet.
Soll-Arbeitsstunden pro Woche: vertraglich vereinbarte Wochenarbeitszeit
Arbeitsstunden pro Tag: vertraglich vereinbarte Arbeitstage und die zu leistenden Stunden pro Tag
Aktueller Stand Zeitkonto: Stand der Über- oder Unterstunden zum Stichtag (exklusive Stichtag).
Urlaubsanspruch: vertraglich vereinbarter Gesamtanspruch an Urlaubstagen pro Jahr
Rest-Urlaubstage Vorjahr: falls vorhanden, Urlaubstage, die aus dem Vorjahr übernommen wurden
Genommene Urlaubstage aktuelles Jahr: da alle Einträge vor dem Stichtag nicht beachtet werden, müssen die bereits genommenen Urlaubstage angegeben werden, um den Urlaub für das aktuelle Jahr zu berechnen.
Angezeigte verfügbare Urlaubstage: Berechnung aus Urlaubsanspruch minus Resturlaubstage minus genommene Urlaubstage
Du hast zwei verschiedene Möglichkeiten, die Daten zu hinterlegen:
- Manuelle Dateneingabe für jeden Nutzer einzeln
- Import aller Nutzerdaten über Excel-Datei
Manuelle Dateneingabe für jeden Nutzer einzeln
Gehe auf “Plattform-Administration”
Gehe auf “Mitarbeiter verwalten”
Wähle einen Mitarbeitenden aus
Gehe zu “Persönliche Daten”
Scrolle nach unten zu “Zeitkonto initialisieren”
Import aller Nutzerdaten über Excel-Datei
Gehe auf “Plattform-Administration”
Gehe auf “Zeiterfassung verwalten” und
erneut auf “Zeiterfassung verwalten”
Lade das Dokument “Zeitkonto-Import.xlsx”
herunter.
Befülle alle Felder mit den notwendigen Daten.
Lade die Datei über das Import Feld hoch.
Beachte:
- Die Mailadresse ist notwendig, um die Daten dem richtigen Nutzer zuzuordnen, nicht der Name!
- Fehler in der Excel werden vom System erkannt und müssen in der Excel geändert werden
- Bereits initialisierte Accounts werden als Fehler betrachtet und durch die Excel nicht überschrieben, diese müssen bei Bedarf manuell geändert werden