Nutzer

Hierfür öffnest du deine Zeiterfassung und klickst auf den Reiter „Abwesenheitsübersicht“. Nun siehst du für jeden Monat die An- und Abwesenheiten deiner Kolleg:innen. Falls dieser Reiter nicht sichtbar für dich ist, liegt dies an den Einstellungen des Plattform Administrators.

Du kannst nun auswählen, ob du die Zeiterfassung bearbeiten möchtest, oder deine Projektzeit anpassen möchtest.

Unter “Offen” siehst du genau, wieviel Stunden du in der Woche oder dem Monat arbeiten musst. Solange der Wert noch im Minus-Bereich ist, bedeutet das, dass du noch offene Stunden hast, die geleistet werden müssen. 

Feiertage, Urlaubstage, Freizeitausgleichstage oder Krankheitstage werden automatisch von “Offen” abgezogen.

Unser Tipp: Erkenne die Über-/Unterstunden pro Woche oder Monat ganz einfach an diesem Wert:

• ist der Wert positiv, dann siehst du, wie viele Überstunden du in dem Zeitraum erbracht hast
• ist der Wert negativ, dann siehst du, wie viele Unterstunden du angesammelt hast

Bei “Diese Woche” wird dir angezeigt, wieviel Arbeitsstunden du in dieser Woche bereits geleistet hast.

Der Zeitsaldo zeigt deine Über- oder Unterstunden auf. Ist die Zahl positiv, so hast du bereits Überstunden angesammelt, ist die Zahl negativ, so hast du Unterstunden in deinem Konto.

Der Zeitsaldo ist immer tagesaktuell. Wird an einem Tag gearbeitet, der nicht als Arbeitstag im Arbeitszeitmodell markiert ist, so werden die gearbeiteten Stunden dem Zeitsaldo addiert. Auch wenn mehr (oder weniger) Stunden an einem Tag gearbeitet wurden, als im Arbeitszeitmodell hinterlegt, dann wird die Differenz aus den geleisteten Stunden und den Soll-Arbeitsstunden pro Tag dem Zeitsaldo addiert (oder abgezogen).

Freizeitausgleich führt dazu, dass der Zeitsaldo um die Soll-Arbeitszeit pro Tag verringert wird (ganzer oder halber Tag).

Über die Kachel Zeiterfassung siehst du neben der Wochenanzeige deine aktuellen Berechnungen:

• Zeitsaldo: deine angesammelten Über- oder Unterstunden
• Diese Woche: die bereits in dieser Woche geleisteten Arbeitsstunden
• Offen: die verbleibenden Stunden, die du diese Woche noch leisten musst

Mit dem Klick auf den goldenen Button kannst du zwischen der Ansicht für die Woche, den Monat und dein Urlaubskonto wechseln.

Bitte beachte: wenn du für den heutigen Tag noch keine Arbeitszeit eingetragen hast, dann wird dir deine Sollarbeitszeit pro Tag vom Zeitsaldo abgezogen. Sobald du einen Eintrag für heute hinzugefügt hast, dann ist die Berechnung aktuell.

Anfrage löschen

Möchtest du einen noch nicht bearbeiteten Urlaubsantrag löschen, wählst du unter den drei Punkten rechts neben dem jeweiligen Tag „Löschen“ aus. Der Antrag wird dem HR-Mitarbeitenden anschließend nicht mehr angezeigt.

Sobald dein Stornoantrag genehmigt oder abgelehnt wurde, wirst du per Mail darüber informiert. Ein Tag mit einer genehmigten Urlaubsstornierung wird dir anschließend wieder zur normalen Arbeitszeiterfassung angezeigt. Wird dein Stornoantrag abgelehnt, erscheint dir der Tag wieder mit dem Vermerk „Urlaub genehmigt“.

Hierfür wählst du einfach in deiner Zeiterfassung über den „+“-Button „Urlaub“, “unbezahlten Urlaub” oder “Freizeitausgleich” (Abbau von Überstunden) aus, gibst an, ob es sich um einen halben oder ganzen Tag oder um einen Zeitraum handelt und klickst anschließend auf „Beantragen“. Dein Urlaubsantrag wird nun automatisch dem zuständigen HR-Mitarbeitenden zur Genehmigung vorgelegt. Den Status deines Antrags kannst du in deiner Zeiterfassung einsehen und du wirst zusätzlich per Mail informiert, sobald der zuständige HR-Mitarbeitende deinen Antrag genehmigt oder abgelehnt hat. Bei einem abgelehnten Urlaubsantrag wird dir der Tag in der Zeiterfassung wieder zur normalen Buchung angezeigt.

Klicke auf “Zeiterfassung”. Anschließend wird dir die aktuelle Woche angezeigt. Links oben hast du die Möglichkeit, vergangene oder zukünftige Wochen auszuwählen. Rechts oben wird dir die gesamte schon erbrachte Arbeitszeit deiner ausgewählten Woche angezeigt. 

Klickst du auf “Hinzufügen”, kannst du neben einer Arbeitszeit auch einen halben Tag als “Urlaub” oder “Feiertag” definieren (oder bei einem halben Urlaubs- oder Feiertag eine zusätzliche Arbeitszeit hinzufügen). 

Zusätzlich kannst du den jeweiligen Tag als “Freizeitausgleich” angeben und auch hier zwischen einem „Ganzen Tag”, “Halben Tag” oder dem “Zeitraum” wählen. Das gleiche gilt für die Aktion “Unbezahlter Urlaub“. Den Zeitraum wählst du, um zum Beispiel gleich eine ganze Woche zu erfassen.

Drückst du auf “Bearbeiten” in dem zuvor beschriebenen Fenster, kannst du deine Start- und Endzeit, deine Pause oder deinen Kommentar nachträglich ändern. 

Gehst du auf „Löschen“, wird dieser Eintrag unwiderruflich gelöscht.

Klickst du auf „Ansehen“, öffnet sich ein Fenster mit einer Detailansicht. Hier ist der Tag, der Zeitraum, die Arbeitszeit, die Pause in Minuten, der Kommentar und die letzte Bearbeitungsveränderung aufgelistet.

Um eine Abwesenheit zu erfassen, klickst du auf das “+” neben “Arbeitszeit +”.

Du kannst zwischen “Arbeitszeit”, “Urlaub”, “Unbezahlter Urlaub”, “Freizeitausgleich”, “Feiertag” und “Krankheit” wählen. 

Bei “Krankheit” kannst du “Ganzen Tag” oder “Zeitraum” wählen. Außerdem kannst du angeben, ob eine eAU vorliegt. Auch hier besteht wieder die Möglichkeit einen “Kommentar” zu setzen. 

Bei allen anderen Aktionen hast du wieder die Möglichkeit zwischen “Ganzer Tag”, “Halber Tag” und “Zeitraum” zu wählen. Ebenso steht dir auch hier jeweils eine Kommentarfeld zur Verfügung.

Wenn von deiner Personalabteilung ein Dokument angefordert wird, bekommst du per Mail eine Benachrichtigung. Zudem wird dir die Aufforderung unter „Deine aktuellen Aufgaben“ angezeigt. Alternativ findest du angeforderte Dokumente auch in der „Digitalen Personalakte“ unter „Dokumente“.